Collaborateur Administratif - GMP (H/F/X)

Qui sommes-nous ?

Digital Intérim : Une agence d’Intérim basée sur l’échange et la collaboration.

Plus qu’une simple agence d’intérim, Digital Intérim vous propose un véritable accompagnement.  Pour cela, nous avons mis en place une tripartite (intérimaire, entreprise et Digital Intérim) basée sur l’échange et la collaboration, où la digitalisation renforce un peu plus les contacts humains.

En choisissant Digital Intérim, vous avez alors l’assurance de profiter de services professionnels et de grande qualité

Définition du profil recherché :

Ce professionnel prend en charge les tâches administratives d'une activité ou d'un service. Il passe une partie de son temps à produire, traiter, ordonner et diffuser des documents selon des consignes claires. Concrètement, cela signifie qu'il note, retranscrit et relit des informations qui transitent par le service qui l'emploie. Ces données peuvent lui être dictées ou lui parvenir par courrier, par message électronique. Ensuite, il imprime, photocopie et trie ces documents. Enfin, il les archive et les diffuse aux personnes intéressées. Il attribue un numéro d'ordre à chaque courrier entrant et sortant et l'inscrit dans un registre. Il établit et tient à jour les répertoires, les agendas, les horaires, les budgets et tous les dossiers nécessaires au fonctionnement du service. Il réalise des envois groupés par courrier et par mail.

Comme tout employé(e) administratif(ve), il/elle est l'interface entre l'extérieur et la société qui l'emploie. Il /elle reçoit, filtre et diffuse les communications téléphoniques. Il/elle prend les messages et les transfère aux intéressés. Il/elle lit et répond éventuellement aux messages électroniques. Il/elle accueille et informe parfois le public, les clients ou les fournisseurs. Gestion des documents GMP (analytiques et des autres documents en tant que back-up) dans Qumas mais aussi dans les sharepoint client.

Réception des lots API/KI en provenance de la production (Lims et dossier papier)

Envoie des échantillons analytiques (département analytiques et opérations) vers les laboratoires sous-traitants (envoi des bulks en tant que back up)

Réception des résultats

Gestion des formations du personnel analytique dans LMS.

Gestion des PR et des imputations dans AX

Organisation des voyages et visites (incl. Hotels et taxis) pour les départements. Opérations et Analytiques (et back-up de reste de l’organisation)

Gestion appels téléphoniques sur numéro général

Organisation des meetings pour les départements analytiques et opérations (back-up pour les autres).

Communication au site (Back-up)

Gestion des feuilles de calcul Excel et de leur validation (IPC, DA, QC)

Gestion des archives de documents analytiques

Gestion du courrier pour les départements Opérations et Analytiques

AX timesheets : formation des nouveaux arrivants au sein du département

Support pour le département QC (par exemple : export et traitements de données) 

Compétences & actions :

Maîtrise des outils bureautiques

Notions techniques liées à son domaine de travail (économie, gestion, comptabilité, droit, etc.)

Encodage dans un ERP les informations
Fort sens relationnel. 
Savoir faire passer un message par téléphone.
Avoir une très bonne qualité d'écoute

Accueil des clients, du personnel + réception des commandes

Rédaction de courriers

Gestion des mails 

Connaissance du secteur pharmaceutique est un atout

Gestion des agendas
  Les laboratoires analytiques (QC, IPC et DA) génèrent un grand nombre de documents GMP (méthodes analytiques, protocoles et rapports de qualification, validation et de stabilité, procédures générales, procédures de qualification …) qui doivent être gérés par une personne centrale. De plus, le classement des documents et la gestion des échantillons analytiques sont également à prendre en charge par une personne administrative.

La centralisation des tâches dans LMS et AX font également partie de cette fonction.

Savoir-être :

Organisation

Respect des consignes

Facilités de contact et de communication

Bonne présentation

Respect de la confidentialité des données

Minutie

Ordre et soin

Rigueur

Capacité d'attention visuelle prolongée

Horaire de travail – Lieu de travail :

Horaire de journée - du lundi au vendredi

Type de contrat :

Contrat en Interim pour mission long terme